Vooronderzoek informatiebehoefte 

Om onze potentiële opdrachtgever in staat te stellen een gefundeerde beslissing te nemen over het al of niet investeren in een automatiseringsproject, en om onszelf de kans te geven een op maat gemaakt voorstel uit te werken, doen wij een preliminaire haalbaarheidsstudie. Met als doel het in kaart brengen van de knelpunten, efficiency en productiviteit inventarisatie van uw e-logistics en e-commerce en sales uitdagingen, de huidige manier van informatieverwerking op afdelingsniveau, identificatie van alle ‘data doublures’ binnen uw gehele organisatie en de noodzakelijke informatievoorziening.

Daarom volgt de definitie van uw communicatie-, primaire, en administratieve informatieverwerking (A4 methode). Waarna een globale detaillering van uw primaire e-logistics & e-commerce informatieverwerkingsproces nader kan worden uitgewerkt.

Go-Ahead moment
Na evaluatie van het vooronderzoek, is een vervolg aanpak in 3 fases te adviseren.

1) Vorming van een scrum projectteam
Op basis van de analyses in het vooronderzoek wordt samen met medewerkers en leidinggevenden het te behalen verbeter potentieel verder uitgewerkt. De prioriteit in deze fase ligt voornamelijk bij het creëren van draagvlak voor de komende veranderingen. Uitermate belangrijk is dat de grote meerderheid van de organisatie herkent en erkent dat de huidige situatie beter moet, en dat verandering noodzakelijk is om een concurrentieel voordeel te behouden. Voor een effectieve implementatie van een nieuw actueel informatiesysteem is het van belang dat op te leiden medewerk(st)er(s) gedurende het opleidingstraject in teamverband samenwerken met uw projectbegeleider van grensloos. Voor de realisatie van uw project kan het zijn dat er meerdere grensloos partner specialisten gaan werken aan uw project. Wij noemen dit het projectteam, dat gezamenlijk verantwoordelijk is voor een succesvolle implementatie van de door u gewenste automatisering. In het projectteam dient er kennis te zijn van het totale bedrijfsproces. Er dient een algemene bereidheid te zijn om kritisch na te denken over de huidige manier van werken. Tevens is een grote mate van flexibiliteit vereist om veranderingen te kunnen doorvoeren. Duidelijke afstemming van de interne communicatie en een goede samenwerking tussen afdelingen is noodzakelijk om het nieuwe systeem goed te kunnen implementeren. Direct na de implementatie is het van belang dat het interne projectteam als ‘trekpaard’ het nieuwe systeem intern gaat stimuleren. Initiatieven daarbij van gebruikers om het nieuwe systeem direct te gebruiken in de praktijk zijn essentieel voor een effectieve implementatie van een modern informatiesysteem.

2) Workshops scrum ontwikkeling en evaluatie
De workshop aanpak van grensloos is gebaseerd op een nauwe samenwerking met de gebruiker(s). Samen met materiedeskundigen van de klant wordt de eigen manier van werken in kaart gebracht. Projectbegeleiders van grensloos verzorgen de instructie, implementatie en, indien van toepassing, modellering (maatwerk) van Pluriform en vormen daarbij met hun deskundigheid en praktijkervaring, een klankbord voor eventuele specifieke vragen en wensen.
Tijdens deze fase worden de te implementeren verbeteringen uitgewerkt binnen uw informatiesysteem (nieuwe normen en standaarden, andere communicatiestromen, verbeterde aansluiting van automatisering op primaire processen, uniforme benadering van informatieverwerking, invoering van best working practices). De rol van de grensloos projectleider tijdens deze fase is het verder uitwerken en implementeren van uw wensen binnen een centraal informatiesysteem. De rol van uw interne projectleiders is in deze fase: time-keeping, focus behouden, de besparingen concretiseren en zorgen voor een voldoende draagvlak om de implementatie succesvol aan te vatten.

3) Verankeren in uw organisatie door goede instructies aan gebruikers
Tijdens de verankeringsfase worden met name gebruikers middels individuele implementatie of collectieve trainingen begeleid. Behaalde resultaten kunnen worden bestendigd, door in deze fase vanuit de praktijk specifieke informatieprocedures te documenteren. Hierdoor zorgt grensloos ervoor dat uw medewerkers na afloop van het project zelf in staat zijn, continu verder te werken met een op efficiencyverbetering gericht informatiesysteem.

Wat is kenmerkend voor de grensloos aanpak?
Geen dikke rapporten: we verspillen geen tijd met het schrijven van veel tekst. We rapporteren in het vooronderzoek bondig de huidige manier van werken, vervolgens wordt op enkele A4’tjes het gewenste informatieverwerkingsproces voor u inzichtelijk gemaakt, en waar nodig gedetailleerd. Geen vrijblijvende adviezen: door onze “hands on” aanpak tijdens een workshop, zorgen wij ervoor dat er concrete meetbare resultaten in korte tijd zichtbaar worden. Geen dure theorieën: door het pragmatisme, de eenvoud en “gebruiksvriendelijkheid” van onze oplossingen zijn wij in staat om op korte termijn mensen effectiever te laten werken. Geen top-down benadering: door onze bottom-up aanpak creëren wij draagvlak op alle niveaus van de organisatie. Waar mogelijk standaard doch waar nodig aanvullend op maat.

Middels een fundamentele verbetering van de informatievoorziening met behulp van moderne informatiesystemen, bereiken onze klanten significant betere resultaten op het vlak van hogere efficiency van de beschikbare productiemiddelen (mensuren); geen herwerk en dubbel werk meer, door op een kritische manier de informatieverwerking tussen afdelingen volledig te integreren: eenmalige vastlegging van informatie; implementatie van kennis, knowhow van uw organisatie binnen uw eigen informatiesysteem, met als resultaat dat de behaalde besparingen bestendigd kunnen worden; verhoogde klantenservice en vermindering van het aantal klachten; vermindering van de doorlooptijden; efficiënter voorraadbeheer; hogere rendabiliteit door de invoering van “standard operating procedures”; verbeterde multi-inzetbaarheid van mankracht door uniformiteit van uw informatiesysteem; en een uniforme manier van werken door de verspreiding van “the Best Working Practices” vanuit uw informatiesysteem.